文章来源：合规之道
文章作者：未见标注
企业规章制度
合规管理是企业稳健经营运行的内在要求，也是防范违规风险的基本前提，是每一个公司都必须要管理的一部分，也是保障自身利益的有力武器，内控制度的完善离不开合规化的管理及操作，这样方能让企业内控制度效用最大化。实践证明，企业通过建立比较完备的内部规章制度，可以有效加强企业自身规范运作，同时为处理企业与劳动者之间发生的劳动纠纷提供必要的规范依据。
企业规章制度合规的重要性将通过以下两个案例从正面与反面来说明：
（）苏01民终号
江苏省南京市中级人民法院
事实姚某与甲公司签订了3年的劳动合同，在合同期满的前三个月，甲公司向姚某送达了解除劳动合同通知书并且开具了解除劳动合同的证明。公司解除理由为：依照《员工手册》的规定，姚某在该年度连续旷工5日以上，全年旷工天数累计已达到10日。因此依照《员工手册》予以解除合同。姚某姚某要求公司支付婚假工资、加班费工资、经济补偿金等，双方发生纠纷。
说法
法庭争议焦点在于：甲公司解除与姚某的劳动合同是否合法。姚某对于电子考勤的记录不认可，但是公司可以提供证据考勤记录与考情统计、请假表等证据相互印证，法院认为姚某旷工事实成立。后由于甲公司提供的《员工手册》制定过程中没有内容显示该制度经过该厂职工代表大会或者全体职工讨论。因为甲公司未能证明其提供的《职工手册》是经过民主程序制定的，因此法院认定《员工手册》不能作为甲公司解除双方劳动合同的合法依据，因此公司解除员工是违法解除劳动合同，应当支付姚某经济赔偿金。
（）浙02民终号
浙江省宁波市中级人民法院
事实
孙某担任宁波B公司的组长，双方签订了劳动合同，期间孙某5次代人上班打卡，同月孙某向B公司提交了一份《检讨书》，承认自己代他人打卡的行为严重违反了公司的规章制度。次日公司通知工会后解除了与孙某的劳动合同。孙某以公司违法解除劳动合同为由要求公司赔偿补偿金。
说法
本案经过法院审理本案的矛盾焦点在于公司依据《员工手册》解除孙某劳动合同是否合法。孙某认为公司制定的修改版本的《员工手册》没有经过职工代表大会或者全体职工讨论，该稿件通过邮件形式发送给所有部门经理，经理非职工代表；而且否认学习过《员工手册》。而B公司实际上是将讨论稿通过电子邮件的形式发送给部门经理，通过经理征集广泛员工意见，正式定制《员工手册》并经工会会议讨论通过，再以邮件形式公布，并且组织各部门经理以及部门员工学习并签字。最终法院认为孙某自己在检讨书中承认了违反了公司的规章制度，并且在学习《员工手册》后签署过承诺书，对于公司的规章制度已经全部阅读并理解每项条款。因此法院驳回了孙某的诉讼请求。
通过上文的两个案例证明，企业通过建立比较完备的内部规章制度，可以有效加强企业自身规范运作，同时为处理企业与劳动者之间发生的纠纷提供了必要的规范依据。
企业内部规章制度在制定时应当遵循一定的原则和程序，不管是涉及企业经营管理秩序还是涉及劳动者权益保护的内容都必须遵循法律规定，否则制定出来的规章制度将被认定无效，既不能约束劳动者的相关行为，也不能成为处理用人单位与劳动者纠纷的依据。一般在审査企业内部规章制度是否存在风险时，主要考虑以下四个方面的内容：
01
公司制定的规章制度内容既要合法又要合理
内容合法是定制企业内部规章制度的第一要义。企业不得在制定规章制度时只考虑自身利益，从而给自己设置了许多免责条款或者给劳动者设置了许多不应当其承担的义务。最简单的就是关于劳动基准、劳动保护、劳动条件、劳动报酬及员工的其他福利待遇的规定，不得低于法定最低标准。比如依据法律规定，员工提前30天通知企业，就可以解除劳动关系，若企业规定要求提前3个月通知，则视为限制了员工的权利，这是不合法的。合理性很好理解，例如，用人单位的员工手册规定，上班玩手机超过5分钟的即可辞退。辞退员工是一项严肃的事情，必须是严重违反用人单位的规章制度才能辞退员工，仅玩手机5分钟就辞退员工，明显这一规定失去合理性。
总结
企业不得作出以下行为：
第一，不合理地扩大员工义务，缩小员工权利；
第二，扩大企业权利，缩小企业义务。
在设计企业规章制度内容时应当注意以下几大制度和要点的制定：
1、涉及含有“重大伤害、严重违反、严重影响”等情形须量化、具体化
规章制度不应只是法律规定和条文的简单罗列，更应是一套符合企业自身实际，切实可行的标准化手册。在单方解除行为中依据《劳动合同法》第三十九条第二项“严重违反用工单位规章制度”从而做出解除行为是比较常见的，但是企业应当注意两点：（1）“严重程度”的认定，企业可以在规章制度中将违反规章制度分为两个层次，一般违反和严重违反，同时规定一般违反累计后为严重违反，并且将两种类型予以明确化；（2）规章制度中多采用类型化、概括性的约定方式，为了在一定程度上防止规章制度未能明确规定的行为，可以在规章制度中明确“造成企业损失超过人民币元视为严重违反规章制度”。
2.考勤管理制度
考勤直接关系到员工上下班时间、加班、工资发放等诸多内容，但是对考勤制度目前存在的几个误区：
（1）企业内部各种考勤方式共存，未能明确以哪种标准确定工作时间。如今考勤方式多种多样，比如电子考勤、门禁卡、指纹机、考勤签字等等。对此应当明确以何种方式作为工作时间的计算标准，如规定门禁间隔时间为工作时间，或者以明示工作时间的计算方式。大大减少因工作时长引发的矛盾。
（2）休息时间规定不明确。一些企业规定每日工作8小时，但并未规定中间有1小时的休息时间。如此就有可能在这1小时加班时间或者因为休息内发生事故从而追究用人单位的工伤责任。这就需要我们在考勤制度中明确休息时间。
（3）考勤记录缺少签名确认。现代用人单位多用电子考勤，无纸质考勤，对于这种考勤制度，建议在规章制度中或者劳动合同中予以明示，并且规定以电子考勤或者其他考勤方式作为工作时间计算标准的依据。当然从风险控制的角度看，电子考勤记录应当定期交由员工确认签字，以确保考勤记录的真实、有效、合法。
3.休假制度
按照法定的休假类型，一般用人单位设计的休假包括产假、病假、事假、年休假、探亲假、婚丧假等。对于假期法律都有明确的规定，但并未规定休假程序，企业则可以通过休假制度对于休假员工予以约束。如规定事假的审批流程是有说明，并规定事假是否有工资，防止员工无节制的请假；二要完善销假审查制度，对于员工请假类型、请假时间、材料在销假时应予汇总，并建立审查机制，防止员工虚假休假。
4.病假管理制度
该制度是针对患病员工所设定的特殊制度，在实务中可能存在虚假病假、小病大假等现象。在制定过程中可以从三个方面考虑：一是制定严格病假申请程序，并纳入单位规章制度。病假申请实行审批制度，按照病假长度设施不同审批权限，未履行病假申请程序的，视为旷工；二是采用销假审查制度，患病员工销假应当向单位提交相关医疗票据、诊断证明、病例等材料留备审查，对于虚假病假认定可以采用复检或者电话回访等方式；三是将虚假病假列为严重违反企业规章制度之一，防止员工出现这类情况。
02
公司制定规章制度要求程序合法
根据《劳动合同法》第四条第（二）款的规定，只有涉及到工作报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。规章制度的作用就是要对劳动者产生约束力，对于这种内容可能涉及员工切身利益的制度，不能任由用人单位说了算，否则这样制度的规章制度可能会严重侵害劳动者利益，让双方的利益严重失衡。因此，就规章制度的内容要同工会、劳动者或劳动者代表进行协商，这是一个民主的程序。与劳动者切身利益无关的制度可不履行上述程序。
如果一个企业规章制度欠缺了民主程序，即没有经过职工代表大会或者职工大会讨论通过，那么该规章制度的生效条件就是欠缺的，就是无效的。企业行政一方可以组织有关人员制定规章制度，并提交职工代表大会或者职工大会，经讨论、表决通过，如果未经表决通过，则该规章制度无效。
03
用人单位制定的规章制度要公示
根据《劳动合同法》第四条第四款规定，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。实务中，公示的方法是多种多样的，关键是如何保留公示的证据。例如，劳动者入职时，让劳动者仔细阅读规章制度，然后让劳动者在相同版本的规章制度页面签字，并保留好；或者组织学习规章制度的内容，保存好学习的签到表、时间、记录、考核规章制度的试卷。
那么企业又应当以何种方式进行公示呢？
将规章作为劳动合同的附件，做到人手一册，在劳动合同中专项约定“劳动者已经详细阅读，并且愿意遵守用人单位的《劳动规章制度》”。
将规章交由员工阅读，并且在阅读后签字确认。确认的方式如下：（1）在规章的尾页签名（2）另行制作表格登记（3）制作单页的《声明》或者《承诺书》，签名的内容应当包括员工确认“已经阅读、明白并且表示愿意遵守企业规章制度”。
公告栏张贴：在企业的公共区域将规章内容全文公告，并且将公告的现场进行拍照等方式记录备案。
公司网站发布：在公司网站内或者局域网发布公示。
规章制度学习或者培训或召开会议，召开全体职工大会或者组织全体员工进行集中学习、培训。并且要求员工在签到表上确认签名。
委托工会进行公示，并且保留证据。
规章制度考试：公司以规章制度作为考试的内容，组织员工考试。
员工手册发放：员工阅读并且签收。
电子邮件通知：向所有员工发送电子版公司规章制度，通知员工仔细阅读并且回复。
04
定期进行合规审查并做相应的补充与修订
随着现代企业管理意识的不断提升，通常企业已经制作了一套内部规章制度用于日常管理及运作。一方面，随着企业的发展与法律法规的更新，企业会发生由于没有及时对内部规章制度进行审查、补充、修订从而导致曾经合法、有效的规章制度面临无效或不合法的法律风险。因此，定期的合规审查显得尤为重要。在审查中，如果发现内部规章制度有需要调整的地方，企业应当同样遵循内容合法、程序正当、有效公示的这三个原则，进行相应的补充及修订。另一方面劳动合同管理制度是企业规章制度中的重点，劳动合同管理应当立足于劳动合同的订立、变更、解除、终止、劳动合同监控五个方面。最重要的就是规范化，因此企业在另一方面应当要注重劳动合同管理的合法合规性，做好劳动合同的日常监测工作，将劳动合同管理中出现的风险及时发现、及时处理，避免矛盾的长期积累，造成对企业的不良后果。
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