森哲咨询大型制造企业采购业务财务信息

大型制造企业采购业务财务信息化建设研究（以上海汽车变速器有限公司为例）-第期

一、财务信息化的内涵

财务信息化是在特定的环境下产生的一种全新的财务管理方式，它具有实现物流、资金流、信息流同步化、财务管理集成化、财务组织弹性化以及财务资源供应链化等特点，其在企业财务管理的各个环节，充分利用现代信息技术，建立信息系统，使企业财务信息得到集成，提高财务工作效率，从而提高财务管理水平和经济效益。

二、SAGW公司采购业务财务信息化实施前后的状况

1.SAGW公司概况SAGW公司始创于年，是国有独资公司。公司下属6家子公司，2家合营公司，公司本部及下属公司主要生产汽车变速箱总成及配件，年，公司合并资产总额亿、销售收入亿，销量万台套，员工人，税收贡献3.34亿，在产量、产值、规模、技术能级等各个方面均居国内行业前列。根据新修改的《大、中，小型工业企业划分标准》划分，属于特大型企业。其采购业务的特点表现为供应商数量庞大、采购业务数量多、种类杂、情况复杂，其中包括大量研发和服务类采购。

2.SAGW公司采购业务财务信息化实施前的状况（1）前端采购业务和财务核算系统各自为政SAGW公司采购业务前端已经实施信息化，财务也有核算系统，但两个系统不相连，这也是许多企业的现状。因为采购业务前端与财务之间隔着供应商，开具发票由外部供应商完成，系统只能到此中断。（2）采购业务会计处理工作量大SAGW公司采购业务产生的凭证量成倍增长，人工入账方式已无法按时完成任务。原因之一是公司规模扩张带来的采购业务量增加；另一原因是公司积极推进信息化建设，原来手工环境下可以汇总结算的采购订单，在信息系统中只能分开结算，造成结算频次成倍增加，带来凭证量的增加，在企业推行减员增效的背景下，已无法通过增加人员完成工作，财务人员也无暇参与企业财务分析和管理。（3）采购业务审核效率低下财务部对采购业务的审核集中在入账环节，并且采用人工审核方式，不能提前发现和解决问题，效率低下。财务对于采购业务的单据审核集中在入账这一最后环节，财务会核对合同、审核发票、审核附件、审核会计科目等，并且采用人工审核方式，不能提前发现和解决问题，效率低下。一旦发现问题，前面的流程将推翻重来，重复劳动较多，抱怨不断。（4）财务共享中心凭证的入账方式有待优化SAGW公司年建立财务共享中心，子公司凭证入账集中在总部，本意是想让下属企业财务人员释放精力加强财务管理。但是由于总部入账信息来源于子公司对原始附件影像的手工采集和传递，所以子公司的工作量其实不减反增，迫切需要改变这一状况。

3.SAGW公司采购业务财务信息化实施后的现状SAGW公司实施采购业务财务信息化后，采购和财务人员人工操作转为系统中进行，在收货验收环节，采购和财务人员提前介入，在系统中进行数量、金额、附件、合同、会计科目等内容的审核，通过后，系统推送收货信息给供应商，供应商在系统中对账、开具增值税发票，结算单和发票直送财务部，财务人员收到发票后，OCR扫描纸质发票采集信息，最后在账务系统自动生成采购凭证。通过采购业务财务信息化的实施，实现了采购业务全流程的信息化。

三、采购业务财务信息化实施中存在的问题及对策

SAGW公司采购业务前端已经实施信息化，但采购发票的入账还是人工操作，这也是许多企业的现状。因此，要实现采购业务财务信息化，需要将公司、供应商、税务数据库用系统相连，采集入账所需的全部信息，才能最终实现从发票入账到核算的整个会计处理业务的自动化。在实施过程中，需要考虑如下问题：

1.采购业务的多样性和复杂性对凭证自动化实现的影响及对策大型制造型企业采购业务种类繁多，牵涉不同的车间部室，实现凭证自动化会遇到如下问题：（1）凭证自动化会计科目自动匹配问题对于库存管理的物料采购，会计科目较为固定，无须讨论。对于大量零星的非库存管理的采购，由于采购的种类繁多，会涉及各种费用科目和不同成本中心，系统无法自行判断入账科目，实现凭证自动化很困难。针对这一问题，本文认为可依靠预算管理予以解决，大型企业一般都会有一套预算体系，将会计科目与预算项目建立对应关系。各部门提出采购申请时与预算的明细项目挂钩，预算明细项目与会计科目挂钩，这样就能做到一一对应，解决会计科目的自动匹配问题。（2）发票种类和税率的多样性问题采购业务会涉及不同的发票，如增值税普通发票、增值税专用发票、电子发票等，税率还各不相同。在人工入账环境下，由人来核对发票税率税额，在自动入账时，如果要让系统校验税额正确性，就必须要解决发票种类、税率不同的问题。在本案例中，系统推送收货信息给供应商，供应商再根据系统推送信息对账和开票，因此，在系统推送信息前需要提供多种发票种类和税率选项供采购员选择，采购员根据合同约定选择后，系统就能在供应商开票环节控制和校验发票税额的正确性。（3）预付款核销问题采购业务会涉及预付款，入账的发票属于预付款核销还是应付账款，会计人员需要掌握信息，否则容易重复付款。在人工入账时，采购员会将预付款申请单附在发票后提示财务人员。系统实施后，供应商发票直送财务，采购员不再参与，必须解决财务人员及时获得预付款信息的问题。本案例中，预付款提示移至系统中操作，采购员在收货验收时将验收单关联预付款申请单，通过系统将预付款信息显示在供应商结算单上，结算单随发票一起寄至财务，财务人员就能够将预付款的发票从其他发票中区分出来，在发票自动入账后及时完成清账工作，避免重复付款。

2.财务审核的问题及对策采购业务的财务审核包含很多内容，比如收货验收单、送货单、发票、合同比对、预付款申请等，只有审核正确的原始凭证才能入账，末了还要审核会计科目的正确性。在传统会计核算中，财务人员审核一般集中在发票入账前，退单、退票问题使采购员和供应商疲于应付。实施采购发票自动入账后，如果入账后再审核，会使退单问题解决的效率更为低下。在本案例中，解决的方法，一是提高系统的审核比重；二是将人工审核前置。由系统核对收货信息与供应商输入的送货信息，保证发票记载数量和单价的正确性。通过建立与税务数据库的连接，保证供应商发票的真实性、发票抬头、税号等信息无误，从供应商处直送的纸质发票通过OCR扫描技术录入系统，与系统中存在的发票信息比对，保证纸质发票的正确性。由于系统保证了供应商结算发票的准确性，因此，人工审核重点就是推送给供应商的收货信息。财务审核前置到收货验收环节，在系统中查看经办人员上传的影像，完成送货单、收货验收单、合同比对、会计科目等的审核。将错误发现和解决提前至供应商开票前，减少退票率。

3.采购人员工作流程设置及对策采购员原先的对账、发票收集和报销事项被系统取代，大大减少了工作量。但是采购员采购订单的收货信息却因此无法获取，无法知道订单的执行情况。因此，在新的财务信息化流程中，采购员需要在收货验收环节进行审核，判断预付款、选择发票类型和税率，获得订单收货信息，对于不再执行的订单实施关闭。

4.供应商在信息系统中的操作、需考虑的问题及对策（1）供应商在系统中操作供应商通过网络登录SAGW公司供应商对账系统，从系统中获得订单信息，输入已送货数量和单价，与SAGW公司推送的收货信息对账，通过后开票生成结算单。供应商在系统中也会获得发票入账信息，以提高供应商对系统操作的积极性。（2）对供应商的梳理系统操作对供应商的计算机和人员能力有一定的要求。因此，在上线前，需要梳理供应商清单，淘汰不符合要求的供应商，同时，需要对供应商进行操作培训。（3）供应商对账开票的规则为了提高正确性和效率，需要建立供应商对账开票的规则。供应商送货数量和单价信息需要手工录入，与系统推送信息比对一致方可开票。开具的增值税发票信息输入系统，与税务数据库信息进行比对，通过后才能生成结算单寄送给SAGW公司。

四、结语

本文主要研究了大型制造企业采购业务财务信息化的实施，通过案例公司的实施方案，剖析了实施过程中遇到的问题和解决策略，特别是财务审核设计、大量复杂的非库存采购业务的凭证自动化方案都开创财务核算的新特色，对其他企业财务信息化建设具有现实借鉴意义。该方案能够采集大量原始附件电子影像，并且与供应商和税务数据库相连，为未来会计电子档案建立以及国家推行的电子发票入账打下很好的基础。

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