文件管理的重要性
?
文件管理的职责及其重要性?
摘要：本文主要论述了文件管理的种类、鉴定、制度，维护文件管理的真实性、完整性。先进的管理理念、管理技术的支持是关键，严格的管理和完善的制度是保障，二者必须协调发展，缺一不可。?
?
关键词：文件、种类、鉴定、制度???
文件管理是一个公司管理的重要联系枢纽。不论公司规模大小，都需要有一套完善的文件管理体系，才能更好地为公司业务的发展服务。公司的规章制度、业务往来都离不开文件管理。文件管理分许多种类，本文结合作者多年从事文件管理的经验，主要探讨一下文件管理的职责及其重要性。?
???小微企业对于文件管理的认识目前是非常不足，没有专人管理更没有一些管理规定，也没有做管理体系认证，这类企业质量问题往往频发，技术上没有积累，完全依赖于人，一般现场也管理很混乱；
中小企业很多公司配备了文件管理员，但缺乏有效的手段，比如文件编号的唯一性，版本的管理，审批的管理，现场文件有效性的管理都有些模糊，大概率事件会出现多个版本并存，供应商按图纸做错产品，现场文件随意张贴等问题，这些恰恰给企业管理混乱埋下了隐患；
大型企业对文件的重视程度较高，特别对于公司核心的技术文件都会设置机密等级管理，以免外泄，随着时间的推移，管理文件不断完善，技术文件更新积累，逐步会形成企业的软实力，现代企业管理多数都上了电子信息化管理，医院调取某个人的病历那么方便，输个姓名和身份证号，所有的历史全部展现出来，为后续的诊疗提供方便。
其实不管是小公司还是大公司，文件管理的好坏决定了一个公司的混乱程度，也决定了企业的长期发展，不知道你们认不认同？下面就介绍一下文件该怎么管：
一、种类??
1．按性质类别分为：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、图纸、发展动态、同行业资料等〉，管理体系类〈包括各类认证，如ISO,ISO等〉。一般，公司会分派相关人员对这些文件进行分类管理。?
?
2..按文件内容分为:中文类和英文类。随着公司的业务范围不段扩大，已经不单单仅限于国内市场，公司开始迈步走上国际市场的竞争与发展，与国外公司的业务往来与日俱增。英文，作为国际交流的基本语言，发挥着重要作用，英文文件的往来也越来越多。?
?
3.?按存档类别分为：纸版文件和电子文件。做为传统的文件管理方法来说，纸版文件的存档与管理是极其重要的，纸版一般以存留原版文件为原则，通常是指盖有公司印章的具有效力的文件。纸版文件存档的优点是留有原版纸版文件，一旦有合同冲突时，更具有说服力。缺点是容量较大，保存麻烦，查阅复杂，需要一页页过目。随着计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件大量涌出，并有取代纸版文件的发展趋势。为了保护好这些电子文件，维护其完整性、真实性和长期可读性，使社会记忆得以传承，国内外众多的档案学者对如何管理好电子文件进行了全方位的研究，取得了可惜的研究成果。电子文件的出现，给传统的档案管理理念带来了冲击和挑战，这种冲击和挑战促使档案管理理念的革新以及思维方式的转变。与传统档案相比，电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与载体的易分离性、信息的易更改性等特点，已完全满足现代企业的各项管理要求。
二、审批
文件发放前一定要得到审批，这是管理体系等企业管理的基本要求，但是审批一定要设置权限，什么样的文件是谁来批准发布，这些都必须规定清楚，也避免产生不必要的错误。比如薪资管理制度，谁来批准就很重要吧？
三、发布
现在年代已经变了，不像以前发个红头文件什么的要签收，借助电子化的手段，让文件直接定向发布，其他无关的人员看不到，这样比较科学。
四、文件变更
文件难免会有变更，一般用发布年份或版本来区分，遇到这样的问题肯定是要走变更流程，而且新版本下发，老版本要收回来，避免无效的文件在企业流通，这就需要先审批，再发放，一般的软件是不具备这个功能的，来看看快安易是如何搞定这件事的吧。
文件清单全部在云端，停电、人员流失、服务器死机、没保存等统统不怕，要保密也不用担心，每个人设定的权限可以不一样。
上传文件超简单，所有信息在云端
文件发放很简单，鼠标一点就到位
文件变更也容易，审批流程不忘记
文件发放不用愁，新旧版本分清楚
发放统计看清楚，谁未查看有数据。
快安易（QAE）企业管理云平台为您的企业管文件、管流程、管预算、管任务、管项目、管人事、管审批。
